Secrétaire H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Accueil
- Assurer l'accueil physique des extérieurs de la DSIC.
- Assurer l'accueil téléphonique de la DSIC.
- Assurer l'accueil des livraisons au niveau du magasin de la DSIC en cas d'absence des logisticiens.
- Assurer la complète mise en oeuvre des événements de la DSIC notamment des :
* Voeux du directeur;
* Animations zonale préfectureset services de police;
* Visites des autorités nationales;
* Réunions d'information du personnel.
- Gérer la salle de réunion de la DSIC.

Gestion des missions des agents de la DSIC
- Gérer les réservations d'hôtel et/ou de train dans AMPLITUDE / CHORUS DT.
- Gérer la permanence des cadres de la DSIC.

Gestion administrative
- Effectuer les comptes rendu des Comités de Direction (CODIR).
- Mettre en forme, diffuser l'ensemble des documents de la DSIC et en assurer l'archivage.
- Gérer la communication interne.
- Assurer la gestion du courrier physique et en assurer l'archivage.
- Gérer la boîte au lettre fonctionnelle du secrétariat :
* redirection des messages aux interlocuteurs idoines;
* transfert des informations pour traitement au sein du pôle administratif;

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Placé sous l'autorité du Préfet délégué pour la défense et la sécurité, la DSIC du SGAMI Est exerce les missions suivantes, définies par le décret n° 2014-296 du 6 mars 2014 relatif aux secrétariats généraux pour l'administration du ministère de l'Intérieur et modifiant diverses dispositions du code de la défense et du code de la sécurité intérieure :
maintien de la continuité des liaisons gouvernementales;
étude, ingénierie, programmation, installation et maintenance des infrastructures techniques des préfectures, sous-préfectures, services de police et de sécurité civile;
développement d'applications informatiques d'intérêt national ou zonal;
maintenance de deuxième niveau des équipements de télécommunications (radio, téléphone, transmission de données et réseaux locaux);
conseil et/ou maîtrise d'oeuvre des projets de réseaux de radiocommunications des SDIS et SAMU

Composition et effectifs du service
- 113 Agents répartis :
- Direction : 2
- Département des Systèmes d'Information : 35
- Département Réseaux : 49
- Département du Pilotage, de la Coordination et des Moyens : 27

Liaisons hiérarchiques
- Le/la gestionnaire du pôle administratif de la DSIC
- Le Chef du Département du Pilotage, de la Coordination et des Moyens de la DSIC
- Le Directeur adjoint de la DSIC

Liaisons fonctionnelles
- Le Directeur de la DSIC

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques :
Compétences budgétaires, financières et comptables : Niveau pratique : requis

Savoir faire :
Connaissance de l'environnement professionnel : Niveau maîtrise requis
Compétences budgétaires, financières et comptables : Niveau pratique requis
Application de la réglementation : Niveau pratique requis
Compétences en bureautique et outils collaboratifs : Niveau maîtrise requis
Capacité à communiquer : Niveau maîtrise requis
Accueil : Niveau maîtrise requis
Utilisation de CHORUS DT : Niveau pratique requis

Savoir être :
Sens des relations humaines : Niveau maîtrise requis :
Sens de la pédagogie : Niveau maîtrise requis :
Travail en équipe : Niveau maîtrise requis :
Autonomie et sens de l'initiative : Niveau maîtrise requis :
Rigueur et méthode : Niveau maîtrise requis :
Réactivité : Niveau maîtrise requis :
Capacité d'adaptation : Niveau maîtrise requis

Vos perspectives :
Accéder au grade de Secrétaire Administrative de Classe Normale
Durée attendue sur le poste :
3 ans